Overgangsplan 2021

Problemstilling

Brug af gratis version af Workspace forbundet med nogle problemer og situationen forværres hvert år.

F.ex. pga afvikling i 2021 af de klassiske Google Websites blev vi nødt til at udvikle ny hjemmeside baseret på New Google sites. Automatisk konvertering af nuværende hjemmeside er mislykket pga mange fejl i opbygning af den gamle foreningens website, samt upålidelige Google konverteringsværktøj.

Manglende forståelse for databehandling og korrekt administration af informationssystemer hos bestyrelserne sætter foreningens datasamling i en sårbar situation. Efter min opsigelse i 2019 systemet blev administreret tilfældigt og inkompetent, forårsagede ophobning af fejl.

I juni 2021 begyndt bestyrelsen sammen med mig søger mulige løsninger til problemet.

AM talte om muligheden for at købe en betalt version af Google Workspace for begrænset antal af brugere. Jeg foreslog dannelse af en datagruppe til at decentralisere kompetencer nødvendige for at understøtte ordentlig databehandling blandt medlemmerne af foreningen.

Efter nogle overvejelser og indsamling af relevant information udarbejdede jeg følgende plan.

Mulige løsninger

Informationssystem:

1. Vi kan købe betalt version af Google Workspace. Her er priser: https://workspace.google.com/intl/en/pricing.html?utm_source=google&utm_medium=cpc&utm_campaign=emea-dk-all-en-dr-bkws-all-hv-trial-b-t1-1010042&utm_content=text-ad-none-none-DEV_c-CRE_471135584052-ADGP_Hybrid%20%7C%20BKWS%20-%20BMM%20%7C%20Txt%20~%20Google%20Workspace%20~%20Business_GSB01-KWID_43700057729731530-kwd-386739033086-userloc_1005078&utm_term=KW_%2Bgoogle%20%2Bworkspace-ST_%2Bgoogle%20%2Bworkspace&gclid=CjwKCAjwz_WGBhA1EiwAUAxIcbB83dRYggciL7Dk34miCqDT3-VrCwdaXE7EW4qKlqXK9VSQDS8-nBoCFR4QAvD_BwE&gclsrc=aw.ds

2. Tilmelde til Workspace for non-profit (behandlingstid og resultater er ukendte)

3. Skifte til et andet system (afvist på forhånd af AM)

Hjemmeside:

1. Manuelt konvertering til de New Google sites med hjælp af ekstern medhjælper. Det drejer sig om formelt kopiering fra den gamle struktur med alle fejl og mangler.

2. Revision af eksisterende datastruktur i Drevet, dannelse af et nyt, korrekt opbygget datastruktur og på basis af det nye struktur hurtigt og nemt udvikle en ny hjemmeside uden gamle fejl og mangler. Løsning kræver oplæring af brugere (AM og bestyrelse) i korrekt datastrukturering samt sikkerhedsprincipper.

3. Jeg har udarbejdet en sikker trylle løsning mht hjemmesiden (AM vil ikke bruge den, fordi hun vil ikke være afhængig af mine løsninger og kompetencer).

Systemadministration:

1. Bruge nogle dygtige medlemmer som er i stand at administrere systemet efter oplæring og certificering af mig (flere kalder det som utopisk tanke, jeg er enig)

2. Forstærke som meget som muligt datagruppen (dataudvalget), udarbejde retningslinjer for uddelegering af systemadministration til eksterne professionelle og uddelegere funktionen i nødvendigt omfang.

Analyse af muligheder

Informationssystem

Betalt version:

Beregnet pris for betalt version af Google Workspace af Business Starter er ca 450 kr per bruger per år. Jeg går ud fra at optimalt antal af brugere er 20. 450x20=9.000 kr om året.

Business Standard, som inkluderer Shared Drive (Team Drive) koster det dobbelte, dvs 18.000 kr om året. Shared drive er meget godt redskab til at forsikre at foreningens data ikke bare forsvinder pga inkompetent brug af systemet.

Bemærkning 1: man kan vælge indkøbsplan, som tillader tilkøb af nye brugerkonti efter behov. Dvs vi kan købe 5-7 konti i starten og tilkøbe efter behov.

Bemærkning 2: Hvis vi skifter til betalt version tilknyttet til domænenavn solvang-hf.dk så kan vi ikke vende tilbage til den gratis version.

Forslag:

Vi har 2 domænenavne til rådighed: solvang-hf.dk, som er tilknyttet til gratis version af Google Workspace og hf-solvang.dk, som ikke brugt til noget som helst.

Vi kan bruge hf-solvang.dk til betalt version og beholde den gamle gratis version knyttet til solvang-hf.dk. Løsning kræver dannelse af nyt data- og sikkerheds struktur.

Google Workspace for nonprofit:

Løsning kræver Googles godkendelse af haveforeningen som velgørende organisation. Absolut gratis edition indeholder alt funktionalitet af Business Starter. Med 50-75% rabat man kan tilkøbe andre editions.

Jeg er ikke 100% sikker at vi kan få godkendt status som velgørende, med alligevel vi har gode chancer.

Vi kan prøve med det andet domænenavn hf-solvang.dk. Hvis vi ikke får godkendelse kan vi går videre med betalt version. Brug af domænenavn solvang-hf.dk til overgang til Workspace for nonprofit, forbundet med en vist risiko, fordi jeg ikke kender konsekvenser hvis anmodning blive afvist.

Jeg allerede kom i kontakt med en dansk virksomhed som arbejde på Google løsninger.

Bemærkninger:

Under alle omstændigheder alle brugere af systemet, især dataansvarlige (formand og evt andre) skal oplæres i ordentlig databehandling og basal forståelse af systemadministration. Det er ET KRAV.

Jeg, som frivillig, har ikke pligt til at dække de uendelige huller i sikkerhed og finde trylleløsninger på problemerne som er skabt af andre. Jeg kan godt samarbejde, men ikke arbejde som tjener.

Hjemmeside

Til at minimere risiko at miste hjemmesiden efter d. 1. september jeg foreslå at viderearbejde på manuel overflytning af den gamle hjemmeside til de nye sites ved brug af en ekstern medhjælper. Selvom det stykke arbejde med høj sandsynlighed bliver kasseret hvis vi overgå til en anden version af Google Workspace men det er udgift for at sikre os at vi har fungerende hjemmeside. I det værste scenarie vi kan bruge den dårlige nykonverteret hjemmeside med fejl og mangler og min trylleløsning.

Hvis vi overgå til en anden version af Workspace (betalt eller nonprofit), så skal vi danne nyt data- og sikkerhedsstruktur (AM vil kunne ikke springe over) og hurtigt udvikler en ny hjemmeside uden fejl og mangler.

Systemadministration

1. Vi skal finde dygtige medlemmer, som efter oplæring og godkendelse kan tage fuld ansvar og administrere systemet. Det er utopisk ide men hvem ved?

2. At forstærke så meget, som muligt datagruppen (dataudvalget) til at bruge eksterne professionelle konsulenter og virksomheder på betalt basis til at løse bestemte og konkrete opgaver og samtidig bevare kontrol over data og systemer. Kræver overordnet forståelse af opbygning af vores informationssystem, ejendomsret på internet domæner, internet domænenave system, persondataloven mm. Bemærk: fuldstændig uddelegering til eksterne parter og miste kontrol lige så farligt, som inkompetent administration med hjemmeadministratorer.

Bemærkning 1:

Foreningen påtaget sig en tung opgave, nemlig at danne IT afdeling og databehandlingsvirksomhed med meget begrænset mengde af ressourcer, viden og kompetencer.

Den bedste løsning er at i samarbejde med kolonihaveforbundet udarbejde en fælles løsning for flere foreninger of flytte administration til de professionnelle. Det har jeg talt om på sidste IT møde.

Bemærkning 2: Fuldstændig uddelegering af administration koster foreningen12-20.000 kr om året.

I alt

Budget for 2021-2022:

1. Reserveret beløb for indkøb af betalt version af Google Workspace: 8.000 kr

2. Reserveret beløb for konsulentbistand efter behov: 4.000 kr om året, men foreningen skal formulere opgaver præcis med overordnet forståelse af emnet.

3. Forplejning for 2 worshopps: 600 kr

4. En flaske whisky for Mark 141 hvis planen lykkedes: 325 kr

5. I alt: 12.925 kr

Bemærkning: det er minimale priser, men vi kan evt spare på hvis jeg finder ud med Workspace for nonprofit og fungerer som systemadministrator og stakkels konsulent for jer.

Tidsplan:

1. Anna Sima skal fortsætte med manuel overflytning af den gamle hjemmeside til den nye indtil slutning af juli.

2. Jeg arbejder på overgang til betalt eller nonprofit version indtil slutning af august.

3. Indtil slutning af august alle aftaler omkring dataudvalg skal være på plads, samt retningslinjer og forretningsorden (samt forslag til budget 2022)

4. Mindst en workshop til bestyrelsen, dataudvalg og andre interesserede medlemmer skal være afholdt (jeg laver et program og organiserer med hjælp af folk fra kommende dataudvalget). Temaet: informationssikkerhed og datastruktur

5. Jeg undersøger nogle virksomheder som kan yde konsulenthjælp til dataudvalget for rimelige priser og som kan erstatte eller supplere mine kompetencer hvis jeg bliver fuldstændig træt af jer: inden udgang af september.

Planen forudsætter tæt samarbejde mellem mig og AM, Ejvind, dataudvalg og bestyrelsen.

Alle bemærkninger, tvivler og klager skal sendes til mark@solvang-hf.dk eller indsættes som kommentarer til dette dokument.